Ведение журнала противопожарного инструктажа в электронном виде: правовые аспекты и практические рекомендации

В 2026 году в России произошли важные изменения в порядке оформления журналов противопожарного инструктажа. Теперь такие журналы можно вести не только в бумажном, но и в электронном виде. Это стало возможным благодаря новым разъяснениям и нормативным актам, которые разграничивают полномочия Минтруда и МЧС России.

1. Позиция Минтруда России

Минтруд России в своём письме от 25 февраля 2026 г. № 15-2/В-592 разъяснил, что положения Трудового кодекса РФ о электронном документообороте (ст. 22.1–22.3 ТК РФ) не распространяются на документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Это значит, что для большинства инструктажей по охране труда (например, вводного, первичного, повторного) по-прежнему требуется бумажная форма журнала.

Однако Минтруд отдельно отметил, что вопросы противопожарного инструктажа регулируются не ТК РФ, а нормативными актами МЧС России.

2. Позиция МЧС России

МЧС России выпустило приказ, который прямо допускает ведение журнала учёта проведения противопожарных инструктажей в электронной форме. Это нововведение существенно упрощает документооборот для организаций, особенно для малого и среднего бизнеса, а также для компаний с разветвлённой структурой.

Электронный журнал должен соответствовать требованиям, установленным МЧС, и обеспечивать:

• возможность идентификации каждого работника;
• фиксацию даты, времени и вида инструктажа;
• хранение данных в течение установленного срока;
• защиту от несанкционированных изменений.

3. Практические рекомендации

• Выбор формата: Организация может самостоятельно выбрать, вести журнал в бумажном или электронном виде. Главное — соблюдать требования МЧС России.
• Техническая реализация: Для ведения электронного журнала рекомендуется использовать специализированные программы или корпоративные системы, обеспечивающие надёжное хранение и защиту данных.
• Архивирование: Электронные журналы должны храниться не менее установленного законом срока (обычно — не менее 3–5 лет).
• Проверки: При проверках со стороны МЧС или трудовой инспекции необходимо быть готовым предоставить доступ к электронному журналу и подтвердить его подлинность.

4. Важные нюансы

• Если организация ведёт журнал в электронном виде, рекомендуется иметь резервные копии и обеспечивать возможность быстрой распечатки или выгрузки данных по требованию проверяющих органов.
• В случае возникновения спорных вопросов по применению норм пожарной безопасности целесообразно обращаться за разъяснениями непосредственно в МЧС России.